视频会议软件的会议分组讨论功能：创建流程与实用指南

说到视频会议软件，很多人第一反应就是”能开会就行”，但真正用过的人都知道，一场几十人甚至上百人的在线会议，如果没有分组讨论功能，那讨论体验基本上是一场灾难。你在台上说话，底下几十个人同时打字提问，等你看完消息准备回复，新的消息又冒出来了，根本跟不上节奏。这种情况下，分组讨论（也叫分组讨论室、breakout rooms）就成了拯救会议效率的关键工具。

最近正好在研究这块，发现声网在这方面有不少值得关注的技术方案，今天就系统性地聊聊会议分组讨论的创建流程，从准备工作到实际操作，再到常见问题的解决思路，尽量把这件事情说透。

一、为什么分组讨论功能这么重要

在深入流程之前，我们先搞清楚分组讨论到底解决了什么问题。想象一下这个场景：你们公司开年度战略会，CEO在上面讲话，后面有一个小时的讨论环节。如果所有人都挤在一个会议室里，七嘴八舌，根本没法深入聊任何话题。但如果能把参会者分成五到六组，每组六七个人分别讨论不同的议题，最后再汇总汇报，会议的效率和深度完全不是一个量级。

分组讨论的核心价值在于创造小规模、聚焦的沟通环境。研究表明，小组讨论的最佳人数是四到八人，超过这个范围，个体的参与度会急剧下降。而视频会议软件的分组合并功能，本质上就是把一个大会议室拆成多个小会议室，让参会者能够在更私密、更高效的环境中交换意见。

这个功能在远程办公场景下尤为重要。大家不在同一个物理空间，本身就缺少那种”走两步就能聊两句”的便利性。分组讨论通过技术手段模拟了这种灵活的小组协作模式，让远程会议的互动质量尽可能接近线下会议。

二、分组讨论创建的整体流程框架

虽然不同视频会议软件的具体操作界面不太一样，但分组讨论的创建流程基本上可以归纳为四个阶段：会前规划、会中创建、会间管理、会后跟进。接下来我以声网的技术方案为参照，详细拆解每个阶段的具体步骤和注意事项。

1. 会前规划阶段

很多人容易忽略这一步，直接开会现场创建分组，结果手忙脚乱。其实会前的准备工作很大程度上决定了分组讨论的效率。

第一步是明确讨论目的和分组逻辑。你得先想清楚这次分组讨论要解决什么问题。比如是要收集大家对某个方案的意见，还是要分小组完成某个具体任务。如果是前者，分组可以相对随意；如果是后者，就需要考虑小组成员的技能搭配和任务分配。

第二步是确定分组数量和每组人数。这取决于两个因素：总参会人数和讨论话题的数量。通常来说，分组数量建议控制在四到八组之间，每组人数在四到八人之间。如果分组太多，管理起来麻烦；如果每组人太多，又变成”小号全体会议”了。声网的技术方案在这方面提供了灵活的参数配置能力，管理员可以根据实际情况动态调整。

第三步是提前准备分组名单和讨论话题。如果你对分组有特定要求，比如要把技术和业务人员分开讨论，或者让跨部门的人混合组队，那就需要提前准备好分组名单。同时，把每个小组的讨论议题提前准备好，发给对应的小组长，这样小组讨论的时候就不用花时间找方向。

2. 会中创建阶段

会议进行过程中创建分组是核心环节。不同软件的操作入口不太一样，但基本逻辑是相通的。

首先进入会议控制界面。在大多数视频会议软件中，会议主持人或者管理员会在界面上看到一个类似”分组讨论””Breakout Rooms”或者”分组室”的按钮。点击这个按钮，就会进入分组管理的设置页面。

然后配置分组参数。这一页通常会让你设置几个关键信息：

• 分组数量——你想创建几个独立的小会议室
• 分组方式——是自动随机分配，还是手动指定成员
• 每组人数上限——避免某些组人太多
• 是否允许参会者自行选择分组——有些场景下这样更灵活

以声网的rtc技术方案为例，他们在分组功能的设计上特别考虑了灵活性和扩展性。因为声网本身是做实时音视频通信起家的，他们的技术架构能够让分组的创建和切换更加流畅，参会者几乎感觉不到延迟。这对于分组讨论这种需要频繁进出不同会议室的场景来说很重要——没有人愿意在切换分组的时候卡个十几秒。

接下来是分配参会者。配置好参数之后，就需要把参会者分配到各个小组。这里有两种常见模式：

自动分配模式：系统随机把参会者均匀分配到各组，适合不需要刻意搭配的场景，优点是快，缺点是无法控制谁和谁一组。

手动分配模式：管理员一个一个把参会者拖进对应的小组，适合需要刻意搭配的场景，比如把产品和开发分在一起讨论某个功能实现。

还有一种混合模式，就是先自动分配，然后允许参会者自行交换小组，或者管理员在分配完成后做微调。

最后是设定小组讨论时间。大部分软件会让你设置一个倒计时，比如每个小组讨论30分钟。时间到了之后，系统可以有几种处理方式：自动把所有人带回主会议室，或者提醒主持人由主持人统一拉回。这个时间设置要根据讨论议题的复杂度来定，太短聊不透，太长又容易疲劳。

哦对了，这里有个小细节值得注意：建议在正式分组之前，先发个公告告诉参会者接下来要分组讨论了。有些人可能正在会议室里开着其他应用，突然被拉进分组会一脸懵。提前告知能让参会者有个心理准备，切换过去之后更快进入状态。

3. 会间管理阶段

分组创建完成、大家都进入各自的小组会议室之后，主持人的工作并没有结束。会间管理同样重要，甚至可以说直接决定了分组讨论的效果。

定时巡查各组状态。作为主持人，你应该能够看到各个小组的实时情况：哪些组讨论得很热烈，哪些组沉默得可怕。声网的技术方案在这一块提供了比较完善的会议状态监控能力，主持人可以在主界面看到各组的参与度指标。如果发现某个组长时间没有动静，可以私下给他们发个消息提醒一下，或者直接”敲门”进去旁听。

处理临时问题和调整。分组讨论过程中经常会出现各种意外情况：有人网络卡了退出了，有人操作不熟悉找不到分组入口，有人觉得自己这组人太少想和其他组合并。这些都需要主持人及时处理。有时候发现某组讨论进展太快，已经聊完了议题，可以让他们提前结束来主会议室休息；有时候某组问题太复杂需要更多时间，可以适当延长他们的讨论时限。

准备汇总环节的议程。在分组讨论接近尾声的时候，主持人应该开始准备汇总环节的工作了。比如整理各组讨论结果的汇报顺序，提醒各组选出发言人准备总结。如果后续需要投票或者进一步讨论，现在也是准备投票工具的好时机。

4. 会后跟进阶段

分组讨论结束之后的跟进工作，往往是被很多人忽视但又非常关键的一环。开完会就等于没开，这种情况在远程会议中太常见了。

及时收集和整理各组讨论成果。会议结束之后，应该趁大家记忆还新鲜，尽快把各组的讨论记录整理出来。很多视频会议软件都支持分组讨论的录制功能，或者至少能看到各组的文字聊天记录。声网的方案在这方面和他们的文档协作能力做了打通，参会者在分组讨论过程中的关键结论可以直接同步到会议纪要中。

确认后续行动项和责任人。分组讨论中往往会产出很多想法和建议，这些不能只停留在”聊过”的层面。应该明确每项建议由谁负责跟进，什么时候需要汇报进展。建议在会议结束前五分钟就把大家拉回主会议室，当着所有人的面确认这些行动项，这样比事后发邮件有效得多。

收集参会者反馈。分组讨论这种形式并不是每次都适用，不同的会议类型、不同的参会者群体可能需要不同的分组策略。会议结束之后，可以简短地收集一下大家对分组讨论体验的反馈：分组人数是否合理，讨论时间是否充足，话题设置是否清晰。这些信息能帮助你下次组织类似会议时做得更好。

三、技术实现层面需要考虑的问题

如果你所在的企业正在选型视频会议软件，或者需要自己开发分组讨论功能，那下面这几个技术点值得关注。

实时性与延迟控制

分组讨论最核心的技术挑战是实时性。当参会者从一个分组切换到另一个分组，或者在分组之间和主会议室之间来回切换时，这个切换过程必须足够快。想象一下，你正在小组里发言，说到一半被系统踢回主会议室，等你再连回来，话题已经跳到下一项了，这种体验是很糟糕的。

声网在这方面有天然的优势。他们本身就是做实时通信（rtc）技术的，底层的传输协议和网络优化做得比较成熟。据我了解，声网的分组切换延迟可以控制在一个比较理想的范围内，不会让用户感受到明显的卡顿。

音视频资源的动态分配

一个会议几十个人，如果分成六组，每组都要独立进行音视频通话，那服务端需要同时处理六路独立的音视频流。这对服务器的并发处理能力和带宽都是考验。如果技术方案做得不好，可能会出现某些分组视频卡顿、语音延迟的问题。

成熟的方案会采用动态资源调配的策略。比如当某个分组的人数比较少，或者该分组内的成员网络状况普遍较好时，系统可以优化资源分配，把多余的带宽让给其他分组。声网的云端架构支持这种弹性调配，能够在保证基本体验的前提下，尽可能支持更多的分组和更大的会议规模。

跨平台兼容性

现在大家开会用的设备五花八门：Windows电脑、Mac电脑、iPad、安卓平板、手机。有的人在高铁上用手机参会，有的人在办公室用大屏幕。如果分组讨论功能只能在某些设备上正常使用，那会极大地限制其实用性。

好的技术方案应该确保分组讨论功能在各个主流平台上的体验一致性。声网的SDK覆盖了iOS、Android、Windows、macOS、Web等主流平台，而且各平台的API设计比较统一，开发者集成起来相对省心。

四、常见使用场景与对应策略

分组讨论不是万能的，它适合某些特定场景，不适合另一些场景。我们来盘点几个最常见的用法。

td>打破部门壁垒，协同解决问题

还有一些场景可能不太适合分组讨论。比如纯粹的信息传达型会议，大家只需要听，不需要讨论，这种情况下分组讨论反而浪费时间。再比如只有五六个人的小会议，本身互动已经够充分了，再分组只会让交流变得更碎片化。

五、一些实战中的小技巧

说了这么多流程和理论，最后分享几个我在实际使用中总结出来的实用技巧。

第一，给每个分组起个有意思的名字。与其叫”分组一””分组二”，不如叫”方案A组””方案B组”或者”创新组””落地组”。这种命名方式能让参会者更清楚地知道自己这组讨论什么方向，也增加了仪式感。

第二，提前安排各组主持人或引导者。很多分组讨论最后变成一两个人发言，其他人沉默。如果每组都有一个相对会引导讨论的人，情况会好很多。这个角色不需要是领导，可以是对议题比较熟悉的任何人。

第三，善用协作工具配合分组讨论。光靠语音聊可能不够，可以配合在线文档、思维导图等工具。各组在讨论的时候可以直接在共享文档上记录要点，既能帮助整理思路，也方便最后汇报。声网的方案和他们自己的文档协作能力是有集成的，可以在一个界面里完成讨论和记录。

第四，分组讨论结束后留出足够的汇总时间。很多会议分组讨论花了四十分钟，汇总却只给五分钟，最后各组匆匆说两句就结束了，大家的讨论成果根本没有被充分看到。建议汇总时间至少占分组讨论时间的三分之一。

好了，以上就是关于视频会议软件分组讨论创建流程的详细梳理。从会前规划到会后跟进，从操作步骤到技术考量，希望能给正在寻找相关方案的朋友一些参考。分组讨论这个功能看起来简单，但真正用好它，让它发挥应有的价值，还是需要一些思考和准备的。如果你们团队正在选型或者优化远程会议体验，不妨多研究研究这块，也欢迎交流你们的使用心得。