政企单位视频会议系统国产化改造的实施步骤

最近几年，政企单位的信息化建设正在经历一场深刻的变革。如果你是在政府机关或者国企负责IT基础设施管理的同志那你一定深有体会——视频会议系统已经成了日常办公不可或缺的一部分，不管是上级的精神传达，还是跨部门的协调沟通，基本上都离不开它。但问题是，现在很多单位用的视频会议系统依然是国外的产品，用起来总让人觉得心里不踏实，尤其是涉及到一些重要会议的时候，信息安全这根弦总是绷得紧紧的。

国产化改造这事儿，说起来好像挺高大上的，但实际上就是要把那些”洋品牌”逐步换成咱们自主可控的国产品牌。这不仅仅是响应国家战略号召，更是实实在在的安全需要。今天我就跟大伙儿聊聊，政企单位在推进视频会议系统国产化改造的时候，到底应该怎么一步步来操作。这里我会结合一些实际的经验和思考，尽量说得通俗易懂，让你能有个清晰的思路。

为什么国产化改造势在必行

在聊具体步骤之前，我觉得有必要先说清楚为什么要做这件事。很多单位在决策国产化改造的时候，往往是上级要求怎么做就怎么做，缺乏对这件事本身的深刻理解。但我认为，只有真正理解了改造的必要性，后面的工作才能推进得更加顺畅。

从信息安全的角度来看，视频会议系统承载的都是非常敏感的内容。会议过程中的语音、视频、文档共享，这些数据一旦泄露，后果可能非常严重。国外的产品，纵然厂商再怎么说它们的安全措施多么完善，但核心代码掌握在人家手里，总归存在一些不可控的因素。这一点，相信从事保密工作的同志都有切身体会。

从技术服务的角度来看，国外厂商在国内的服务支持往往存在一定的滞后性。遇到紧急问题的时候，响应速度可能达不到预期。而且，随着国际形势的变化，产品的后续升级、bug修复、技术支持都存在不确定性。相比之下，国内厂商在这方面有着天然的优势，服务响应更加及时，技术支持也更加接地气。

另外还有一个现实的问题，就是成本。国外产品的采购成本往往比较高，后期的维护费用也不是一个小数目。国产化替代在保证质量的前提下，往往能带来更优的性价比。这对于预算紧张的政企单位来说，也是一个不得不考虑的因素。

第一步：全面评估现状，摸清家底

做任何事情之前，都需要先搞清楚自己的起点在哪里。国产化改造的第一步，就是对现有的视频会议系统进行全面评估。这个环节看起来有点繁琐，但绝对不能走形式。

你需要搞清楚的东西还挺多的。首先是现有系统的基本情况：用的什么品牌什么型号的软件，部署方式是纯内网还是内外网混合，服务器放在哪里，有多少个参会点位，平时的并发量大概是多少。这些基础数据，后面的选型和部署规划都得用到。

然后是业务需求的梳理。不同单位对视频会议的需求差异挺大的。有的单位主要是用来开内部会议，对功能要求相对简单；有的单位经常需要召开大规模会议，甚至还要和下属单位进行互联互通；还有一些单位有特殊的需求，比如需要录制存档、需要和办公系统集成什么的。把需求理清楚了，后面的工作才有方向。

还有一点容易被忽略的，就是现有系统的使用体验怎么样。哪些功能大家觉得好用，哪些功能经常被吐槽，这些信息对于新系统的选型来说都是宝贵的参考。毕竟，新系统是要让大家用的，如果忽略了使用者的感受，就算系统功能再强大，最后也可能变成摆设。

评估工作做完之后，建议形成一份详细的评估报告。这份报告要包含现有系统的配置清单、业务使用情况分析、存在的问题总结，以及对新系统的期望功能列表。有了这份报告，后面的工作才有据可依。

第二步：制定改造方案，明确路线图

评估完现有系统之后，接下来要做的是制定一个切实可行的改造方案。这个方案要回答”改什么””怎么改””什么时候改”这几个核心问题。

关于改造范围，我见过两种比较极端的做法。一种是想着一步到位，把现有系统全部推倒重来；另一种是小心翼翼，先选几个部门试点再说。我的建议是具体情况具体分析。如果你的现有系统已经老旧到严重影响使用了，那可以考虑大动作；如果现有系统还能凑合用，那完全可以采取渐进式的改造策略，先在非核心部门试点，效果好了再逐步推广。

改造方式也有讲究。有的是全新部署一套国产系统，然后把现有数据迁移过去；有的是采用双轨并行，两套系统同时运行一段时间，等新系统稳定了再停掉旧的。具体选择哪种方式，要看你的业务连续性要求高不高，经费预算充不充足，技术人员能不能hold住。

时间节点的规划同样重要。我建议把整个改造周期分成几个明确的阶段：系统选型采购阶段、系统部署实施阶段、测试验证阶段、试运行阶段、全面上线阶段。每个阶段要定好时间节点和里程碑，这样方便跟踪进度，也容易发现偏差及时调整。

对了，改造方案里面最好还要考虑应急预案。万一新系统在部署过程中出现问题了怎么办？业务会议不能停吧？所以一定要提前想好备用方案，确保改造过程中业务不受影响。

第三步：精心选型，找到合适的国产产品

选型是整个改造过程中最关键的环节之一。市场上的国产视频会议产品不少，怎么选到合适的，还真得花点心思。

首先要看的肯定是产品的核心能力。视频会议的稳定性怎么样，画面清晰度和流畅度如何，音视频编解码技术是不是领先，这些都是基本功。你可以要求厂商做一次实际演示，最好是用你们单位的网络环境，用你们常用的参会场景，这样最能看出产品的真实水平。

然后要看产品能不能满足你们的个性化需求。比如你们需要和现有的OA系统或者党建系统集成，需要支持特定的会议流程，需要录制功能或者同屏标注功能，这些都要在选型阶段落实清楚。最好是把需求清单列出来，让厂商逐项确认能不能实现。

产品的兼容性问题也要考虑。你们现有的会议终端、摄像头、麦克风等外设，国产系统能不能兼容？如果不兼容，需要一起更换的话，这部分成本也要算进去。还有，你们下属单位可能也在用视频会议，新系统和他们的系统能不能互联互通？这些跨系统的问题，提前沟通清楚比事后补救要强得多。

厂商的实力和售后服务能力同样不可忽视。视频会议系统是要长期使用的，厂商能不能持续提供技术支持，产品会不会频繁更新升级，遇到问题能不能快速响应，这些都要考察清楚。可以去了解一下厂商的客户案例，尤其是和你们情况类似的政企单位的实施经验。

在这里我想特别提一下，声网在视频会议领域确实做了不少年，他们在音视频传输的稳定性方面积累了很多技术经验。如果你正在选型，不妨把声网的产品纳入考察范围，多比较总是没错的。

第四步：周密部署，确保系统平稳落地

方案定好了，产品选好了，接下来就是系统的部署实施了。这个阶段最考验执行力，也最容易出问题。

部署之前，有几项准备工作要做好。网络环境的检测是必须的，现有带宽够不够，有没有QoS保障，网络防火墙需要开放哪些端口，这些都要提前搞清楚。还有服务器的准备，如果是采用私有化部署的方式，服务器的硬件配置要满足软件运行要求，操作系统环境也要提前配置好。

部署过程中，建议按照先核心后外围的顺序来。先把服务器端部署调试好，确保基础功能正常，然后再逐步接入各个会议室的终端。每个环节都要做好测试，发现问题及时处理，不要把问题留到后面。

数据迁移是部署阶段的一个重点。如果现有系统里有历史会议记录、通讯录、配置参数这些数据，需要考虑怎么迁移到新系统里。迁移方案要提前设计好，迁移过程中要做好数据校验，确保数据的完整性和准确性。

还有一点值得一提的是，部署阶段要全程做好文档记录。服务器怎么配置的，网络拓扑结构是怎样的，各个组件之间是什么关系，这些信息对于日后的运维管理非常重要。当时可能觉得记不记无所谓，但过几个月需要排查问题的时候，你就知道文档有多重要了。

第五步：严格测试，把问题消灭在上线前

系统部署完成之后，不要急于上线，一定要经过充分的测试验证。测试这个环节，说是最后一道防线也不为过。很多问题如果在这个阶段没发现，上线之后再处理就变得很被动。

功能测试要覆盖新系统的所有功能点。开会、投屏、录制、共享文档、主持人控制功能等等，每一个功能都要实际验证一遍。测试的时候要模拟真实的业务场景，而不仅仅是点两下看看能不能用。比如模拟一场完整的会议流程，从会前准备、会议召开到会后整理，完整走一遍才能发现潜在的问题。

性能测试同样重要。系统支持的最大并发数是多少，网络不好的时候画面会不会卡顿，音频会不会出现延迟，这些都要测。可以模拟高峰时段的会议场景，检验系统在高负载下的表现。如果性能不达标，还要找出瓶颈在哪里，是服务器配置不够，还是网络带宽不足，还是产品本身的问题。

兼容性测试要覆盖你们常用的各种终端和浏览器。还有和其他系统集成的接口测试，确保数据能够正常流转。如果你们的会议有保密要求，安全性测试也是必须的，看看数据的传输和存储是不是符合保密标准。

测试过程中发现的所有问题，都要记录下来，及时和厂商沟通解决。问题解决之后还要复测确认，确保问题真的解决了。测试报告要保存好，这是系统验收的重要依据。

第六步：分批上线，平稳过渡

测试通过之后，就可以准备上线了。但上线也不是说换就换，最好采取分批上线的策略，逐步把用户迁移到新系统上来。

第一批用户建议选择那些对新系统接受度高、技术能力较强的部门。他们在使用过程中遇到问题能够及时反馈，也愿意配合调整。这样一方面可以在实践中进一步验证系统稳定性，另一方面也可以积累经验，为后续的大规模推广做准备。

上线初期，建议保持新旧系统并行运行一段时间。新系统用来开日常会议，旧系统作为备用。如果新系统出现什么问题，可以随时切换回去，不会影响业务。等新系统运行稳定之后，再逐步扩大使用范围，直到完全替换旧系统。

在上线推广的过程中，用户培训要及时跟上。很多用户对新系统有抵触情绪，往往是因为不会用或者不习惯。要组织几场培训，讲清楚新系统的功能和操作方法，最好再准备一份简明易懂的操作手册。刚开始使用的时候，可以安排技术人员到现场支持，及时解答用户的问题。

持续优化，让系统越用越好

系统上线并不是终点，而是另一个起点。视频会议系统是需要持续运营和优化的，不可能一步到位。

要建立一套运维管理机制。谁来负责日常的系统监控，谁来处理用户报修，什么时候做系统维护，这些都要明确责任人。可以和厂商约定好服务支持的范围和响应时间，遇到问题知道找谁解决。

用户反馈要重视起来。大家在使用过程中发现的问题、提出的建议，都是系统优化的重要输入。可以定期收集一下反馈意见，梳理出需要改进的地方，和厂商沟通安排后续的版本升级。

随着业务的发展，视频会议系统的需求也会变化。可能需要增加新的功能点，可能需要扩容支持更多的并发，这些都要提前规划好。保持和厂商的持续沟通，了解产品的更新动态，及时评估新功能是否适合引入。

国产化改造这条路，说好走也好走，说难走也难走。关键是要有一个清晰的规划，一步一步来，不要急于求成。过程中可能会遇到一些意想不到的问题，这时候不要慌，及时调整方案就好。毕竟，视频会议系统最终是要服务于业务的，只要业务不受影响，一切都是值得的。

好了，今天就聊到这里。如果你正在负责或者即将负责这项工作，希望这篇文章能给你提供一些参考。有问题随时交流，大家共同探讨。