高清视频会议方案设备采购：供应商选择那些事儿

说实话，去年我帮朋友的公司选视频会议设备供应商的时候，才发现这里面的水有多深。他们一开始觉得，不就是买几个摄像头和麦克风吗？能有多复杂。结果呢，光是调研阶段就花了两周多，跑了好几家供应商，听了无数场产品介绍会，愣是没太搞明白到底该怎么选。

后来我静下心来，仔细梳理了一下整个选购过程，才发现高清视频会议设备的供应商选择，真的不是随便找一家报价便宜的就能搞定。这里面涉及到的技术参数、服务能力、后期支持，方方面面都会影响到最终的使用体验。今天我就把这些经验整理出来，跟大家聊聊在选择供应商时，到底应该看哪些东西，怎么做才能避免踩坑。

先搞清楚你要的是什么

在开始挑选供应商之前，我觉得最重要的事情，是先把自己到底需要什么样的视频会议系统给想清楚。这一点听起来简单，但实际过程中我发现，很多企业在这块是模糊的。

首先要考虑的是你们公司的实际使用场景。你们是经常开小范围的一对一会议，还是需要支持几十人的大型研讨会？会议室的面积有多大？是在固定的大会议室开，还是经常需要移动办公、在不同地点开会？这些看似很基本的问题，其实会直接决定你应该选择什么样的设备配置。

然后要想想使用频率。一周开不了几次视频会的那种，买太高端的设备确实有点浪费。但如果你们团队每天都有好几个会要开，那设备的稳定性和舒适度就得好好关注了。我见过有些公司为了省钱买了低端设备，结果开会的时候要么画面模糊，要么声音断断续续，开个会还得专门找个人负责调试设备，这种隐性成本算下来，其实比当初多花的钱还多。

还有一点很容易被忽略，就是跟现有系统的兼容性。你们公司已经在用的一些办公软件、OA系统，还有已经部署的网络设备，新采购的视频会议设备能不能顺利对接？这一点在选择供应商的时候一定要问清楚，不然买回来发现用不了，那真是哭都没地方哭。

供应商的技术实力怎么看

技术实力这东西，不像价格那样一眼就能看出来。很多供应商在宣传的时候都会说自己技术多先进、服务多专业，但实际怎么样，还是得靠你自己去验证。

首先可以了解一下供应商在行业里的积累。做的时间长不长，服务过哪些客户，有没有相关行业的成功案例。不是说新公司就一定不好，但视频会议这块，经验还是很重要的。做得久的供应商，踩过的坑多，产品打磨得也更成熟，遇到问题也知道该怎么快速解决。

然后是研发能力。自己的研发团队规模怎么样，每年在技术研发上投入多少，有没有持续更新产品的能力。我建议可以问问供应商，他们最近一次产品更新是什么时候，新增了哪些功能。因为视频会议技术发展挺快的，如果一个供应商的产品两三年都没什么变化，那说明他们可能已经没有在持续投入了，后续的服务支持可能也会成问题。

还有一点很关键，就是核心技术的自主性。供应商的核心算法、关键部件是自主研发的，还是依赖第三方？这个影响挺大的，如果是依赖国外的关键技术，一旦遇到供应链问题或者政策变化，后续的维护和升级都会面临不确定性。特别是在现在这种国际环境下，核心技术自主可控还是相当重要的。

产品质量到底该怎么判断

判断产品质量好不好，最直接的办法肯定是实际测试。但在测试之前，有些功课还是可以先做一做的。

先看看产品的硬件参数。摄像头的分辨率是多少，帧率多少，视野角度多大；麦克风的拾音范围是多少，噪音抑制能力怎么样；编解码能力如何，支持哪些视频编码格式。这些参数在一定程度上能够反映产品的性能水平。当然，参数这东西也有虚标的，所以光看参数不够，还是得实际测试。

我建议在正式采购前，一定要供应商提供测试机，自己在实际办公环境中用上一段时间。测试的时候要注意几个点：画面在网络不太好的时候会不会卡顿或花屏；多人同时发言的时候声音处理是否清晰；长时间开会设备会不会发热严重；各种网络环境下（有线、无线、不同带宽）的表现是否稳定。这些问题在实际使用中都会遇到，只有亲自测过才能心里有数。

另外产品的稳定性和可靠性也很重要。可以问问供应商产品的故障率是多少，质保期内返修率多少，有没有通过什么权威认证。好的产品不是说不出问题，而是出了问题能够快速响应、及时解决。这个在后面聊服务能力的时候再详细说。

服务能力往往比产品更重要

这句话听起来可能有点夸张，但真的是我调研了这么多供应商之后的真实感受。视频会议设备不比普通消费品，买回来基本上天天要用，一旦出问题影响的是整个公司的正常运转。

先看响应速度。供应商承诺的故障响应时间是多少？是7×24小时服务，还是只有工作时间能联系上？本地有没有服务网点或技术人员？如果设备出了问题，最快多久能够有人上门处理？我朋友的公司之前买过某家的设备，结果出问题的时候，供应商说要从外地调技术人员过来，光等就等了三天，这三天公司很多会议都无法正常进行，损失挺大的。

然后是技术支持的能力。遇到复杂问题，他们的技术人员能不能快速定位并解决？有没有完善的知识库或技术文档供日常参考？培训服务做得怎么样，能不能让公司的IT人员快速上手？这些看似是后期服务的内容，但在选择供应商的时候就要考察清楚。

最后看看供应商的持续发展能力。他们的经营状况是否健康，未来几年是否还会持续在这个领域投入？虽然谁也无法保证一家公司会永远存在，但如果供应商本身就朝不保夕，那后续的服务保障肯定也是空谈。适当了解一下供应商的融资情况、客户规模、行业地位，还是有必要的。

价格该怎么谈

说到价格，这应该是大家最关心的话题之一。但我想先强调一下我的观点：在供应商选择这件事上，我建议不要把价格作为唯一的决策因素，甚至不要作为最重要的因素。

为什么这么说？因为视频会议设备是一个需要长期使用的东西，前面提到的产品质量、服务能力、日常维护成本，这些加起来才是真正的拥有成本。如果为了省一点采购费用，结果买回来的设备三天两头出问题，或者遇到问题找不到人及时处理，那这个省下来的钱迟早要还回去，可能还更多。

当然，价格也不是完全不重要。关键是要搞清楚价格里面包含什么。有些供应商报价很低，但后续的安装费、培训费、维护费、软件升级费都要另外算，最后算下来可能比报价高的还贵。一定要让供应商把所有的费用项目都列清楚，做到心里有数。

还有就是议价的空间。一般情况下，批量采购都会有一定的折扣，如果你们公司规模比较大，或者后续还有持续采购的可能，都可以作为谈判的筹码。另外付款方式也可以谈，有些供应商愿意接受分期付款，这对资金流紧张的企业来说也是个好事。

评估供应商的几个实用方法

基于上面的分析，我总结了一个评估供应商的框架，大家可以参考一下：

td>服务能力 td>价格因素

评估维度	需要关注的具体内容	权重建议
技术实力	研发能力、行业经验、核心技术自主性	20%
产品质量	性能参数、稳定性、实际测试表现	30%
响应速度、技术支持、网点覆盖	30%
总体拥有成本、付款方式、议价空间	15%
持续发展	经营状况、行业口碑、未来规划	5%

这个框架不是绝对的，大家可以根据自己公司的实际情况调整权重。比如对服务要求特别高的企业，可以把服务能力的权重再提高一些；预算确实有限的小微企业，价格因素的权重也可以适当提高。

在实际评估的时候，建议不要只听供应商怎么说，还要多方面验证。可以要求供应商提供一些客户联系方式，自己打电话问问真实使用感受；可以去供应商的官网看看用户评价和案例分享；如果是比较大的项目，还可以考虑聘请第三方机构做个专业评估。多花点时间在调研上，比后面出问题再补救要强得多。

几个常见的坑要避开

在供应商选择过程中，有几个坑是比较常见的，我觉得有必要提醒一下大家。

第一个坑是被过于超前的技术概念吸引。现在各种新技术概念层出不穷，有些供应商会把产品包装得非常高大上，用了一堆听起来很厉害但实际上不太成熟的技术。我的建议是，对于新技术要保持谨慎态度，不要当小白鼠。除非你有足够的试错成本，否则还是选择经过市场验证、相对成熟的技术方案更稳妥。

第二个坑是忽视后期成本。前面已经提到过，有些供应商在销售阶段会把价格压得很低，但后续的维护、升级、服务都要另外收费，而且是狮子大开口。所以在签约之前，一定要把后续的所有费用都问清楚，写进合同里，避免后期被绑定消费。

第三个坑是不做充分测试就下单。我见过有些公司，供应商来介绍了一下产品，觉得还不错就直接采购了。结果设备买回来才发现各种问题，又不好意思退换，只能自认倒霉。一定一定要测试！重要的事情说三遍。能让供应商提供测试机就一定要测试，测个一周两周都不为过。

第四个坑是只看品牌不看实际。有些大品牌确实知名度高，但不代表它的所有产品都好，也不代表它在每个细分领域都有优势。相反，有些专注于特定领域的供应商，产品可能更专业、服务可能更专注。选择供应商的时候，要综合看这个供应商在你需要的产品领域做得怎么样，而不只是看它的整体品牌知名度。

跟供应商谈判的注意事项

当你经过层层筛选，确定了几家候选供应商之后，就进入谈判阶段了。这里也有几个点需要注意。

合同一定要仔细看，尤其是那些小字部分。服务条款、质保期限、违约责任、争议解决方式，这些看起来很枯燥的条款，关键时刻可能会保护你的权益。如果自己不太懂合同，最好找个法务同事或者专业的法律顾问帮忙看看。

验收标准要明确。设备到了之后，怎么验收、验收哪些内容、达到什么标准才算合格，这些都要提前约定好。不要等到设备到了才发现有问题，结果供应商说是你验收方法不对，那就麻烦了。

付款节点可以争取更优的方案。一般不建议一次性付全款，可以分阶段付款，比如预付一部分，验收合格后再付一部分，质保期结束再付最后一部分。这样既能约束供应商保证产品质量和服务，自己也规避了风险。

采购之后别忘了这些事

设备到位、安装调试好之后，其实还有很多事情要做。

首先是培训工作要做好。设备再好，如果大家不会用或者用不好，那也发挥不出应有的价值。应该让供应商提供系统的培训，确保公司的IT人员能够熟练操作和简单维护，日常使用者也知道怎么快速发起和加入会议。

然后是建立使用规范。什么情况下用视频会议、开会前需要做哪些准备、会议结束后设备怎么关机归位，这些看似小事，但如果不规范化，可能会导致设备损坏或者下次使用时出现问题。可以整理一个简单的使用手册发给全员。

最后是保持跟供应商的持续沟通。定期反馈使用情况，遇到问题及时沟通，既能保证设备始终保持良好状态，也能加深跟供应商的合作关系。如果后续有扩展或升级需求，沟通良好的供应商也会给你更优惠的条件。

总的来说，高清视频会议设备的供应商选择，是一件需要认真对待的事情。多花点时间在前期的调研和选择上，后续的使用体验才会更好。希望我这些经验对大家有所帮助。如果有什么问题，也欢迎一起交流讨论。